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Ajout d'un document numérique

Introduction

Document numérique

Les documents numériques sont des documents stockés sur un support informatique.

Dans PMB, les documents numériques peuvent être spécifiés de deux façons différentes :

  • un fichier

    Le document est enregistré dans la base de données, ou dans un répertoire.

  • un lien (URL)

    Seul le chemin d'accès au document est stocké.

Chaque document numérique est attaché à une notice.

Il est ainsi possible de joindre :

  • une copie du sommaire à ouvrage scientifique.

  • une photo de la pochette ou un lien vers un site proposant des extraits à écouter à un cd audio.

  • une copie d'un article de périodique, ou le lien vers un portail numérique permettant de le consulter dans son intégralité.

  • ...

Vignette

Un document numérique est représenté par une vignette (une petite image de la taille d'une icône) dans le catalogue de PMB.

Enregistrement des documents numériques

Si le document numérique attaché à une notice est un fichier (par exemple un PDF), il peut :

  • être copié dans la base de données du logiciel,
  • être copié dans un répertoire accessible par le serveur sur lequel est installé PMB.
Enregistrement dans la base

Dans le premier cas (enregistrement en base), le contenu du fichier est copié dans la base de données MySQL utilisée par PMB.

Ce choix peut alourdir la base de données. Il permet par contre de sauvegarder l'ensemble des données avec la base.

La taille maximale d'un fichier en base est limitée notamment par la configuration de MySQL (taille de paquet maximale), parfois fixée à 1Mo ou 16Mo.

Recopie sur le serveur

Dans le deuxième cas, le fichier est copié dans un répertoire sur le serveur.

Cette copie peut-être réalisée, soit via l'interface de PMB, soit en déposant le fichier sur le serveur (FTP) et en indiquant son emplacement (URL) dans le document numérique dans PMB.

Enregistrement en répertoire

Selon le paramétrage, vous pouvez également utiliser le formulaire d'ajout de document numérique dans PMB pour enregistrer le fichier du document numérique sur le serveur, sans recopier son contenu dans la base de données MySQL.

Pour plus d'informations, voir le Guide de l'administrateur PMB.
Indexation des documents numériques

L'indexation des documents numériques permet de créer un index pour une recherche en texte intégral.

Les formats actuellement acceptés par PMB pour l'indexation sont :

  • les fichiers texte (.TXT)

  • les fichiers PDF (sous réserve de l'installation du logiciel libre pdftotext sur le serveur)

  • les fichiers HTML (pages web)

  • les fichiers OpenOffice (Calc, Impress, Writer, Base, Draw)

Paramétrage

L'upload de documents numériques sur le serveur hors de la base nécessite le paramétrage d'emplacements.

L'indexation des documents doit être activée dans Administration avant de pouvoir être utilisée.

Pour plus d'informations, voir le Guide de l'administrateur PMB.

Ajouter un document numérique

Comment ajouter un document numérique à une notice

Cataloguer la notice correspondante

On peut indexer un document numérique de type URL rattaché à une notice de document (monographie), mais aussi à une notice de périodique, un bulletin ou un article.

Sous la notice, cliquer sur Ajouter un document numérique

Compléter le formulaire d'ajout d'un document numérique

Vous pouvez :

  • définir le nom du document

  • sélectionner une vignette (à partir d'un fichier image)

  • sélectionner un fichier du document (dans ce cas, vous ne devez pas spécifier d'URL)

  • cocher extraire les fichiers si le fichier du document est une archive zip et si c'est son contenu qui doit être traité

  • sélectionner si vous souhaitez enregistrer le document dans la base ou l'uploader vers (le télécharger vers) un emplacement prédéfini sur le serveur

  • définir une URL (dans ce cas, vous ne devez pas spécifier de fichier du document)

  • cocher indexer si le document numérique doit être indexé (si son contenu doit être cherchable dans PMB)

Nom du document

Vous pouvez définir un nom pour le document ou le laisser vide. S'il n'est pas rempli, le nom du document sera généré à partir du nom du fichier sélectionné ou de l'URL définie.

Vignette

La vignette définit la forme que prend l'icône permettant d'afficher le contenu du document numérique. Cette icône est visible sous la notice en gestion comme en OPAC (selon la visibilité de votre notice dans l'OPAC).

Les formats de fichiers les plus courants bénéficient d'une icône : PDF, JPG, GIF, DOC, ODT, XLS... (plus de 80 sont définis dans PMB). Les URL disposent par défaut d'une icône URL.

A cette icône peut être substituée une autre image. La vignette en résultant est redimensionnée pour correspondre à la taille maximale paramétrée.

Fichier du document

Ce champ permet de sélectionner un fichier local et de l'uploader (le télécharger) sur le serveur, soit directement dans la base, soit dans un emplacement défini pour cet usage.

Fichier du document et URL du document s'excluent mutuellement.

Extraire les fichiers de l'archive

Cette option permet d'ajouter en une seule fois plusieurs documents numériques à une notice : en attachant un fichier zip à une notice et en cochant cette case.

Enregistrer dans la base ou Uploader vers

Enregistrer dans la base consiste à recopier l'intégralité du fichier du document numérique dans la base de données. Le document numérique ne correspond pas dans ce cas à un fichier qui va se situer dans l'arborescence du serveur, il est intégré dans la base.

Uploader vers permet de sélectionner un emplacement préalablement paramétré sur le serveur.

Pour plus d'informations, voir le Guide de l'administrateur PMB.
URL du document

Si ce document est accessible sur le réseau, l'URL permet d'en définir l'adresse.

Dans ce cas, l'icône affichée pour le document numérique correspond à un lien vers cette URL.

Indexer ce document numérique

Indexer le document permet de rendre son contenu cherchable depuis les formulaires de recherche de PMB : en recherche Auteur/titre ou Multi-critères côté gestion, en recherche simple et en recherche Multi-critères dans l'OPAC.

Enregistrer

Une fois enregistré, le document numérique est visible sous la notice, entre le tableau contenant les exemplaires déjà enregistrés et la zone d'ajout d'exemplaire.

Images

Si vous ajoutez une image en tant que document numérique, une vignette sera générée à partir d'une miniature de l'image.

Modifier un document numérique

Pour modifier un document numérique déjà présent dans la base, cliquer sur le nom de celui-ci (sous la vignette).

La modification d'un document numérique est identique à l'ajout d'un document numérique.

Exemple

Ajout d'un PDF avec contenu indexé

Cet exemple décrit l'ajout sur le serveur d'un PDF avec contenu cherchable, puis la vérification de son indexation par une recherche simple sur tous les champs.

Cet exemple utilise le livret Vocabulaire de l'audiovisuel et de la Communication, diffusé par la Commission nationale de terminologie et de néologie. Il est disponible en ligne au format PDF sur différentes plateformes officielles.

  • Cataloguer la notice correspondante

  • Sous la notice, cliquer sur Ajouter un document numérique

  • Compléter le formulaire d'ajout d'un document numérique

Sélectionner le Fichier PDF à uploader.

Cocher Indexer ce document numérique si besoin pour que le PDF soit indexé, donc cherchable ensuite depuis les formulaires de recherche de PMB. Les autres champs sont facultatifs : le Nom sera repris du nom du fichier PDF, en l'absence de vignette sélectionnée une icône PDF sera affichée.

  • Enregistrer

Le PDF est visible sous la forme d'une icône sous la notice.

On peut ensuite vérifier l'indexation en faisant une recherche sur le contenu du PDF dans PMB.

  • Catalogue > Recherche : Toutes notices > Auteur/titre

Le contenu des documents numériques indexés peut être cherché dans la recherche auteur/titre, selon votre paramétrage.

  • Cocher Documents numériques à droite de Tous les champs

En cochant cette case, votre recherche portera sur les champs habituels de la recherche tous champs (titres, auteurs, notes, indexations, ...) et également sur le contenu indexé de vos documents numériques. A noter, la case Documents numériques peut être cochée par défaut selon votre paramétrage.

  • Chercher un mot ou une expression absent de la notice et du reste de votre base, mais présent dans le contenu du PDF

Le mot présonorisation ne figure ni dans la notice ni dans le reste du catalogue utilisé pour cet exemple. Ce mot a été repéré par une lecture préalable du PDF.

  • Valider et afficher les résultats

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