Nouvelle notice
ConceptNotice
Une notice est un ensemble d'informations permettant la description intellectuelle d'un document.
Mode d'emploi : saisie d'une nouvelle notice
L'enregistrement d'une nouvelle notice se fait via Catalogue
> Documents : Nouvelle notice
. La notice comporte les informations générales sur le document (titre, auteur, éditeur...)
Truc & astuce
Vous pouvez également utiliser le raccourci-clavier Echap
- N
.
Saisir l'ISBN ou le numéro commercial
Saisie de l'ISBN, de l'EAN ou d'un numéro commercial
Le type de code-barres ISBN-EAN (International Standard Book Number) est aussi connu sous le terme Bookland EAN. Il est utilisé internationalement pour marquer des livres. Le code-barres inclut le code ISBN, qui identifie le livre.
L'ISBN était composé d'une suite de 10 chiffres séparés par des tirets. Depuis le 1er janvier 2007, il se compose de 13 chiffres séparés par des tirets.
Vous pouvez :
- Douchetter directement le code-barres commercial (EAN) du document
- Saisir l'ISBN manuellement (pas besoin de mettre des tirets) et cliquer sur
Suivant

Si le numéro saisi correspond à un document déjà présent dans la base, la notice est alors affichée, vous pouvez immédiatement y ajouter un exemplaire. Ceci permet un dédoublonnage de la base dès le catalogage.
En plus du dédoublonnage, si la fonctionnalité est activée, PMB pourra récupérer, via cet ISBN, l'image de la première de couverture du livre sur le site d'Amazon, sous condition que cette dernière figure sur Amazon. Consultez le Guide Administrateur pour plus de renseignements.
Attention
Il est vivement conseillé de renseigner l'ISBN pour les raisons exposées ci-dessus, cependant, l'ISBN reste une donnée facultative, vous pouvez donc enregistrer un livre sans ISBN, il vous suffit de cliquer directement sur Suivant
.
Compléter le formulaire de saisie
Saisie des données de la notice
La nouvelle notice est constituée d'une liste déroulante et d'une suite de zones.
Au sein de chaque zone du formulaire, vous pouvez compléter différents champs.
Il y a deux types de champs dans une notice :
Les champs à saisie libre
Les champs colorés ou contrôlés : il ne faut pas écrire directement dans ces champs car ils sont reliés au module d'Autorités ou à une liste de valeurs. Pour les compléter, utilisez le bouton
...
puis sélectionnez la valeur souhaitée ou créez la si elle n'existe pas encore dans la base.
Certains champs contrôlés peuvent avoir plusieurs valeurs, cliquez sur +
pour ajouter une ligne puis sur ...
pour sélectionner une valeur supplémentaire.
Pour vider le contenu d'un champ contrôlé, cliquez sur X
.
Truc & astuce
Si vous êtes sûr que le valeur que vous souhaitez mettre dans un champ orange est déjà présente dans la base, vous pouvez taper les premières lettres du terme directement dans le champ orange puis cliquez sur la flèche descendante de votre clavier, les valeurs déjà renseignées dans la base apparaîtront. Sélectionnez la bonne puis appuyez sur la touche Entrée.

Déplier les zones du formulaire de catalogage
Vous pouvez déplier une zone en cliquant sur .
Vous pouvez replier une zone en cliquant sur .
Vous avez également la possibilité de déplier et de replier toutes les zones en utilisant les icônes et
au dessus de la zone de
Titre
.
Choix d'un type de document
Dans la liste déroulante située en haut du formulaire, vous pouvez choisir entre différents types de documents.

Types de documents définis par la norme UNIMARC
texte imprimé
: pour les livres, les articles, les périodiquestexte manuscrit
partition musicale imprimée
partition musicale manuscrite
document cartographique imprimé
: pour les cartes et les atlasdocument cartographique manuscrit
document projeté ou vidéo
: pour les cassettes vidéo, les DVDenregistrement sonore non musical
enregistrement sonore musical
: pour les CD audiodocument graphique à deux dimensions
: pour les photos, les affichesdocument électronique
: pour les fichiers de tout type (PDF, DOC, etc.) et les sites internetdocument multimédia
: pour les cédéromsobjet à 3 dimensions, artefacts, ...
: pour les jeux, objets d'art...
Remarque
Ne
pas confondre le type de document avec le support, qui correspond à une information de
l'exemplaire. Pour le type de document Document projeté ou vidéo
, le support de l'exemplaire peut être DVD, VHS ou Blu-ray.
Zone titre
ConceptTitre propre
Le titre propre est le titre principal du document tel qu'il apparaît sur la page de titre.
Remarque
Le titre propre d'un livre se recherche en premier lieu sur la page de titre, ou à défaut sur la couverture. Si le titre est différent entre la couverture et la page de titre, celui de la couverture sera spécifié dans un autre bloc, par exemple en note générale.
Remarque
Le titre propre est le seul champ obligatoire de la notice, vous ne pourrez pas enregistrer votre notice sans l'avoir rempli.
Titre propre d'un auteur différent
Ce champ sera utilisé si le document présente deux titres d'œuvres qui n'ont pas le même auteur.
Par exemple : La chevelure de Maupassant et Honorine de Balzac.
ConceptTitre parallèle
Le titre parallèle est le titre de l'ouvrage dans une autre langue que celle du titre propre.
Titre parallèle
C'est le titre original d'un document.
Par exemple : Les dix petits nègres d'Agatha Christie ont pour titre original Guess who ?
Complément du titre
C'est le sous-titre du document.
ConceptTitre de série
Un titre de série est le titre d'un ensemble d'ouvrages dont chacun porte un titre significatif et autonome.
La notion de série induit une idée de suite ou d'enchaînement dans les ouvrages qui la composent.
En règle générale, une série est également issue d'un même auteur.
ExempleQuelques exemples de séries :
Les aventures de Lucky Luke ,
Harry Potter, série en 7 tomes,
Les Rougon-Macquart, ensemble de 20 romans,
...
Attention
La série ne doit pas être confondue avec la collection qui regroupe des ouvrages autour d'une thématique commune.
Partie de
C'est le titre de série de plusieurs documents. Il doit être utilisé pour des bandes dessinées ou des séries en plusieurs tomes.
Exemple
Tintin au Tibet est un album faisant partie de la série Les aventures de Tintin par Hergé.
ProcédureSélectionner un titre de série
Pour sélectionner un titre de série, cliquez sur le bouton
...
Le pop-up affiche la liste des titres de série déjà présents dans la base.
Une fois le titre retrouvé ou créé, sélectionnez le dans la liste des titres de série.
Le titre de série sélectionné est ensuite affiché dans le formulaire de la notice.
No. de partie
Ce champ est lié au champ Partie de
.
Vous pouvez spécifier un n° de
partie
. C'est à dire le n° de tome ou de volume.
Zone responsabilité
ConceptMentions de responsabilité
Les mentions de responsabilités désignent tous les auteurs ayant pris part à un document.
La fonction d'un auteur permet de distinguer un auteur d'un préfacier, d'un traducteur, d'un photographe, pour un film d'un metteur en scène, pour un CD audio d'un interprète...
-
Auteur principal
: Il ne peut y en avoir qu'un. C'est le premier responsable du contenu du document. -
Autre(s auteur(s)
: C'est le ou les co-auteur(s), ils ont la même importance que l'auteur principal. -
Auteur(s) secondaire(s)
: Ce sont des auteurs qui ont une responsabilité moindre que l'auteur principal ou les autres auteurs. Par exemple : illustrateurs, traducteurs, photographes, etc.
Attention
Dans certains cas le photographe ou l'illustrateur peuvent être considérés comme l'auteur principal. Par exemple : bandes dessinées, livre de photographies, etc.
Fonction
Si le terme "auteur" convient à l'auteur d'un livre, on parlera davantage d'un metteur en scène pour un film. Il s'agit alors de la fonction de l'auteur par rapport au document. Pour modifier la fonction, cliquez sur ...
et sélectionnez la fonction souhaitée dans le répertoire des fonctions proposées.
ProcédureCréer un auteur
Les champs réservés aux auteurs sont soumis à un contrôle. La démarche est similaire à la création d'un titre de série.
Cliquez sur
...
, recherchez l'auteur, si ce dernier n'existe pas dans la base, alors :Cliquez sur sur
Ajouter un auteur
Complétez le formulaire de création
L’élément d’entrée correspond au nom de famille.
L’élément rejeté correspond au(x) prénom(s).
Lorsque les dates sont disponibles, il est intéressant de les mentionner (cela permet de distinguer les homonymes et donne une indication quant à la période de vie de l’auteur). Si l’auteur est toujours en vie, on n’indiquera que son année de naissance.
Ex : « 1962- »
Il existe des règles spécifiques pour encoder des auteurs d'origine étrangère et/ou ayant des noms composés ou comportant des préfixes.
Enregistrer
RemarquePersonne physique, collectivité ou congrès
Un auteur peut être une collectivité comme une institution scientifique ou une association culturelle, sociale ou politique. Dans ce cas, on sélectionnera « collectivité » à la place de « personne physique » lors de la création de la collectivité.
Pour les actes d'un congrès, sélectionnez le type Congrès qui permettra de spécifier un lieu, les dates du congrès...
Zone éditeurs, collection
-
Éditeur
: L'éditeur assure l'impression et la diffusion d'une œuvre par différents supports : papier, électronique ou numérique
-
Collection
: Une collection est un ensemble de médias (livre, cd, dvd, etc.) publiés par une maison d'édition, regroupés autour de caractéristiques communes dans la présentation et le domaine traité -
Sous-collection
: Dans une collection (un thème), l'éditeur peut décider de créer des sous-collections (des sous-thèmes) -
No. dans la collection
-
Mention d'édition
: informations complémentaires sur le tirage ou l'impression.
AttentionLa relation entre éditeur / collection / sous-collection
Une sous-collection dépend forcément d'une collection qui va dépendre elle même d'un éditeur. Dans PMB, ces trois données sont liées.
Cette relation est essentielle dans les cas où plusieurs collections portent le même nom mais ne sont pas liées au même éditeur.
Exemple : Une collection "Histoire" chez Hachette et chez Gallimard.
RemarqueParticularités du formulaire de création des collections et des sous-collections
Truc & astuce
Si vous avez une sous collection à renseigner, sélectionnez directement cette dernière, PMB trouvera automatiquement la collection et l'éditeur qui lui sont liés et remplira les champs en conséquence.
ConseilQuelle différence entre un titre de série et une collection ?
Un titre de série correspond à un ouvrage en plusieurs tomes, chaque tome a un titre propre et l'ensemble des tomes en a un autre.
Par exemple :
Titre propre
: Les deux tours
Titre de série
: Le seigneur des anneaux
Éditeur
: Gallimard
Collection
: Folio
En général, c'est l'auteur qui décide de regrouper des ouvrages sous la même série et l'éditeur qui regroupe des ouvrages sous une même collection.
Zone ISBN, EAN ou no. commercial

La zone peut déjà avoir été remplie précédemment, auquel cas l'ISBN sera déjà présent dans le champ.
Pour le modifier ou le renseigner,
cliquez sur le bouton ...
pour ouvrir un pop-up et pouvoir
douchetter l'EAN ou l'ISBN. Cette saisie se
fait dans un pop-up pour éviter que la validation qui suit une
lecture de code-barres ne ferme la notice en cours
d'édition.
Zone Collation
La collation précise différentes informations liées à l'aspect physique du document : importance matérielle, illustrations, format, prix public de l'éditeur, matériel d'accompagnement.
Importance matérielle
: nombre de pages pour un livre, nombre de cd dans un boîtier, etc.Autres caractéristiques matérielles
: couverture illustrée, photographies, illustrations, etc.Format
: pour un livre et par convention, il s'agit de la hauteur de la tranche en centimètres (par exemple 23 cm)Prix
: prix public de vente en euros ou en francsMatériel d'accompagnement
: document lié au document principal. Ce document n'a pas de notice propre. ex : carte géographique, livret, cd etc...
Zone carte
Cet onglet n'apparaît que si le paramètre a été activé.
Vous pouvez agir directement sur la carte pour créer une ou des emprises concernant votre document. Pour cela, il faut utiliser les commandes en haut à droite de la carte.

Description des icônes
vous permet de naviguer sur la carte
pour importer des coordonnées
pour exporter des coordonnées
Modifier une emprise
pour sélectionner une emprise déjà créée et agir dessus. Lorsqu'une emprise est sélectionnée, elle devient bleue.

redimensionner une emprise déjà créée. Lorsque vous sélectionnez cette icône, un cercle orange apparaît en bas à droite de votre emprise. ce cercle vous permet de grandir ou rétrécir votre emprise.

Truc & astuce
Lorsque vous utilisez cet icône , veillez à dézoomer votre carte pour laisser apparaître le cercle en bas à droite.
déplacer une emprise. Sélectionnez le cercle orange qui apparaît au centre de votre emprise pour pouvoir la déplacer.

modifier une emprise. Vous avez la possibilité de modifier votre emprise de deux manières différentes. Sur la carte, des points apparaissent et vous permettent de dessiner les nouveaux contours de l'emprise à main levée.


Pour être plus précis dans votre modification, vous pouvez indiquer les coordonnées précises à droite de la carte.

Il vous suffit de cliquer sur Afficher les points
.

A partir d'ici, il vous suffit de rentrer les coordonnées voulues, et de Valider.
Cliquez sur Afficher le point
pour rentrer des coordonnées précises, puis cliquer sur Valider.

Lorsque votre emprise est définie sur la carte, d'autres informations sont à renseigner dans la notice :
Echelle
Système de projection du document
Système de référence de coordonnées de la carte
La liste de choix doit être au préalable renseigner au paramétrage du géo-référencement. Pour plus de renseignements, consulter le guide
Equinoxe
Zone notes
Les notes sont de trois types :
-
Note générale
: Vous pouvez indiquer des informations extérieures au contenu principal du document. Les bibliographies, les biographies, prix littéraires obtenus par l'ouvrage, etc. -
Note de contenu
: Cette note peut vous servir pour mettre le sommaire, les chapitres, les titres de chansons d'un document. -
Résumé
: Vous pouvez saisir un résumé du document.
Zone indexation
ConceptIndexer
Indexer signifie représenter le contenu intellectuel d'un document par quelques mots clés pertinemment choisis.
ConceptCatégories
Les catégories sont des mots clés issus d'une liste préétablie de mots-clés (un thésaurus), généralement organisés dans une arborescence allant du plus général au plus spécifique.
Catégories
Pour sélectionner une catégorie, cliquez sur
le bouton ...
. La recherche hiérarchique vous permet de naviguer dans la hiérarchie du thésaurus pour trouver une catégorie. Pour utiliser la recherche par termes, il faut cocher le bouton radio
correspondant sous le champ de saisie.
Pour plus d'informations sur l'organisation des catégories, voir le chapitre :
Truc & astuceRecherche par termes
Vous pouvez également utiliser la recherche par termes pour sélectionner une catégorie.
Pour plus d'informations sur la recherche par termes, voir le chapitre :
Truc & astuceL'indexation automatique
L'indexation automatique vous suggère des descripteurs en fonction des termes trouvés dans la notice et des descripteurs présents dans votre thésaurus. Pour l'activer et la paramétrer, consultez le Guide Administrateur.
Pour y accéder, cliquez sur le bouton ...
puis cochez Indexation automatique
.
Cochez ou décochez les différents champs à utiliser pour définir les descripteurs. Ces champs visibles découlent du paramétrage.
Cliquez sur Actualiser
Les termes suggérés par PMB et figurant dans votre thésaurus apparaissent, vous pouvez les sélectionner un par un en cliquant sur les libellés ou cliquer sur Tout ajouter
.
Truc & astuce
Indexation décimale
L'indexation décimale vous permet l'ajout d'une indexation décimale telle que la Dewey, la PCDM, etc. La sélection se fait dans un pop-up, comme pour les catégories.
Rechercher sur le commentaire fait porter la recherche sur le terme saisi dans les libellés de l'indexation décimale (par exemple "le savoir"). Rechercher par l'index permet de chercher sur l'indice (partie numérique ou alphanumérique)
.
Pour plus d'informations sur les indexations décimales, voir le chapitre :
Mots-clés
Vous pouvez ici ajouter des mots clés
librement sans que ceux-ci ne fassent partie d'une liste contrôlée.
Truc & astuce
Le séparateur de mots-clés libres est fixé par défaut sur ";" (point virgule). Vous pouvez paramétrer un autre séparateur. Pour une expression, par exemple "chemin de fer" il n'est pas utile de séparer chaque terme, encadrez l'expression entière par des points-virgules.
Zone titre uniforme
ConceptTitre uniforme
Pour les classiques anonymes et les livres sacrés des différentes religions, le titre uniforme correspond au regroupement sous un titre unique choisi de toutes les versions et variantes de titre.
Le titre uniforme rassemble le titre retenu et un certain nombre de précisions (version, dates, ...)
Zone langue de la publication
Langues de la publication
Il s'agit de la (des) langue(s) du document. Par exemple, pour les ouvrages bilingues, dupliquez ce champ et renseignez les deux langues.
Langues originales
Il s'agit de la langue (des langues) dans lesquelles le document est paru initialement.
Truc & astuceLangue par défaut
Vous pouvez définir une langue par défaut pour le catalogage dans les préférences de l'utilisateur, voir le chapitre :
Zone lien (ressources électroniques)
URL associée
L'URL associée est une adresse valide sur internet. Elle doit être saisie dans son
intégralité (y compris le http://). Vous pouvez vérifier que le lien renseigné est bien actif via le bouton Vérifier
en bout de ligne.
Format électronique de la ressource
La saisie du format électronique de la ressource est libre. Préférez un début de champ tel que "fichier", par exemple "fichier PDF" ou "fichier Acrobat" ou sinon utilisez des mentions génériques : "site internet".
RemarqueFlux RSS
Pour cataloguer un flux RSS, saisir l'URL du flux dans URL associée et saisir le format électronique sous la forme RSS XXX Y Z avec :
XXX : fréquence de rafraîchissement du flux
Y : 1 = visible en page d'accueil ; 0 = pas en page d'accueil (nécessite un paramétrage)
Z : 1= contenu du flux pouvant être recherché en recherche tous champs ; 0 = contenu du flux non indexé
Zone champs personnalisés
S'il existe des champs personnalisés de notice, vous pouvez voir la zone Champs personnalisés
entre les zones Liens
et Notice mère
.
Les champs personnalisables des notices sont des informations supplémentaires.
Pour plus d'informations, voir le Guide de l'administrateur PMB.
Zone notices liées
Définition de la relation notice mère / notice fille
Une notice fille est la description d'un document lié à la notice mère. PMB vous permet de définir des relations entre les notices. Sélectionnez le type de relation entre la notice que vous êtes en train de créer et une autre notice, puis sélectionnez dans le champs Notices liées
l'autre notice que vous devez avoir créé au préalable.
ProcédureSélection d'une autre notice
Avec le bouton
...
sélectionnez le titre de la notice.Choisir un type de relation dans la liste déroulante
Ascendant
(la notice que vous êtes en train de cataloguer est de niveau inférieur)Accompagne
: par exemple un livret dans le boîtier d'un DVD.Contenu dans
: la notice mère contient la notice fille. Elle ne font pas forcément partie d'un tout intellectuel. par exemple un CD dans une malle pédagogique.Est un bulletin de
: une monographie peut être un bulletin d'une revue. Permet de raccrocher un numéro de périodique catalogué en tant que monographie à une notice mère.Fait partie de
: la notice mère et la notice fille sont séparables physiquement mais pas intellectuellement. Par exemple le titre d'une encyclopédie et tous ses tomes.In
: la notice mère et la notice fille sont inséparables. Par exemple une nouvelle dans un recueil.Supplément de
: la notice fille accompagne et complète la notice mère. Par exemple un livret d'exercices et un guide de l'enseignant.Descendant
(la notice que vous êtes en train de cataloguer est de niveau supérieur)Bulletin
: permet de raccrocher à une revue cataloguée comme monographie des bulletins.Contenu
: la monographie a pour contenu une une plusieurs autres notices (dans le cas de chapitres par exemple)Contient
: vous cataloguez la notice d'un coffret qui contient plusieurs éléments qui n'ont pas forcément de lien intellectuels les uns avec les autres et décidez de rattacher la notice de chaque élément à celle du coffret, de la malle pédagogique.Est accompagné de
: vous cataloguez l'élément mineur d'un ensemble de ressources (par exemple le livret d'un coffret de DVD)Est composé de
: permet de définir les différents ensembles dont est issu le documentSupplément
: la ressource que vous cataloguez avait un supplément que vous avez également catalogué.Horizontal
(les deux notices sont de même niveau)Titre précédent
: la notice fille correspond au nouveau titre de la notice mère (pour les revues notamment)Titre suivant
: la notice fille correspond à l'ancien titre de la notice mère (pour les revues notamment)Traduction de
: la notice fille est une traduction de la notice mère.Traduit sous le titre
: la notice mère est une traduction de la notice fille.
Zone informations de gestion
Langue de la notice
Permet de renseigner la langue dans laquelle le document a été catalogué, utile notamment sur le site pour les fonds multilingues.
Statut de la notice
Le statut de la notice définit sa visibilité dans l'OPAC et peut également être utilisé dans les droits d'accès aux notices. Ceci dépend du paramétrage mis en œuvre. Un macaron de couleur peut être affecté à un statut.
Pour plus d'informations, voir le Guide de l'administrateur PMB.
Nouveauté
Le champ Nouveauté mis à oui permet de garder la notice en tant que Nouveauté pendant X jours, X étant définis dans le paramètre newrecord_timeshift
Les notices mises en Nouveautés peuvent apparaître sur le catalogue en ligne dans un flux RSS généré depuis un résultat de recherche ou dans une facette.
Commentaire
Il s'agit d'un commentaire vu uniquement par les utilisateurs de PMB, côté gestion. Il n'est pas visible dans le catalogue public.
URL de la vignette
Ce champ permet de spécifier l'URL à laquelle se trouve l' image de la couverture d'un document pour un affichage de cette dernière sur le site et/ou en gestion si le paramétrage l'autorise.
Upload de la vignette
Ce champ permet de télécharger une image dans la notice en tant que vignette.
Pour que ce champ apparaisse, il faut au préalable avoir créé un répertoire de d'upload dans votre PMB.
Droit d'usage
Le champ Droit d'usage est un champ obligatoire pour les entrepôts OAI.
Il permet de définir la réutilisation possible des notices en question.
Cette liste se paramètre en partie Administration
Une fois les différents champs de la notice
complétés, cliquez sur
Enregistrer
. La notice
est enregistrée, vous pouvez la visualiser. Pour revenir sur la grille de saisie, cliquez sur Modifier
.
Truc & astucePersonnaliser la grille de saisie
Il est possible de déplacer les zones et de ré-organiser les champs de saisie des notices pour les adapter à vos besoins.
Pour plus d'informations, voir : Grilles de catalogage