Nouvelle commande

Informations générales⚓

Dans la partie supérieure du formulaire de création de commande sont récapitulés l'établissement et l'exercice comptable.

Par défaut le champ Date est composé de la date du jour de création de la commande et son État est à valider.

Remarque

Les commandes sont obligatoirement numérotées. Il est possible de remplir le champ Numéro pour personnaliser ceux-ci, dans le cas contraire PMB va générer automatiquement un chiffre.

Pour sélectionner un fournisseur, cliquez sur le bouton ... . Une fois sélectionné, les coordonnées de celui-ci sont affichées sous son nom.

Les adresses de livraison et de facturation de l'établissement acheteur sont rappelées et modifiables dans cet écran.

Vous pouvez spécifier :

  • Des commentaires uniquement consultables à l'écran et qui ne seront pas imprimés sur le bon de commande. Vous pouvez par exemple vous en servir pour transmettre des informations à vos collègues qui consulteront cette commande.

  • Des commentaires imprimés, qui seront imprimés sur le bon de commande. Vous pouvez par exemple vous en servir pour transmettre des informations complémentaires à votre fournisseur.

Truc & astuce

N'oubliez pas de renseigner le fournisseur au début de votre commande, ce qui vous permettra de pré-remplir les champs de remises par exemple à l'ajout de nouveaux documents à commander.

Lorsqu'un devis est réalisé avec le module Acquisitions de PMB il est possible de le transformer en commande une fois que votre fournisseur a confirmé la disponibilité des documents demandés. Dans ce contexte le numéro du devis vient se placer dans le champ Demande de devis n°.

Pour plus d'informations, consultez la section "Devis".

Remarque

Lors de la création ou lors des modifications ultérieures vous pouvez ajouter à votre commande le N° Devis fournisseur et le Numéro de paiement ainsi qu'une Date de paiement, une Date de livraison et un Numéro de paiement.

Ajouter ou modifier une ligne de commande⚓

Un document commandé est défini par un code (ISBN, code-barres commercial ou autre) :

  • Vous pouvez ici scanner le code-barres commercial du document à acquérir, puis saisir les informations Titre/Auteur/Éditeur/Collection. Pour plus de facilité de lecture, nous vous recommandons d'appuyer sur la touche Entrée (saut de ligne) après chaque information.

  • Si le document est déjà catalogué dans la base, cliquez sur le bouton ... dans la colonne code pour l'ajouter à la commande. Vous disposez dans le popup des outils nécessaires pour rechercher et sélectionner les notices de monographies, bulletins, articles, abonnements, ainsi que des frais annexes. Les informations Titre/Auteur/Éditeur/Collection et le prix seront automatiquement remplies, si elles sont contenues dans la notice.

Remarque

Le popup ainsi ouvert propose plusieurs types de filtres pour faciliter la recherche des notices à commander :

  • un filtre pour savoir dans quel univers faire la recherche (1) ; on peut ajouter alors, dans la commande, à la fois des notices, des bulletins, des abonnements de périodiques, des articles et des frais annexes si ces derniers ont été paramétrés.

  • un filtre par statut de notice (2). Il est intéressant d'avoir un statut En commande pour récupérer plus facilement les notices des documents à commander.

  • un filtre par type de document (3).

Une fois ces filtres utilisés et la recherche lancée, l'écran de résultats permet plusieurs choses (4) :

  • cliquer sur l'affichage réduit d'une notice l'ajoutera à la commande,

  • cocher plusieurs éléments et cliquer sur le bouton Ajouter la sélection à la commande.

Entrez la quantité (Qté) et le prix, puis attribuez le type de produit et le budget. À chaque ligne de la commande peut être attribué un statut qui permet d'opérer un suivi de la réception des documents.

Si ce type de produit bénéficie d'une remise pour le fournisseur retenu, celle-ci sera affectée à la ligne de commande.

Pour ajouter un produit à la commande cliquez sur Ajouter une ligne. Le calcul du montant de la commande s'opère avec le module sous le tableau.

Truc & astuce

Si vous voulez éviter de saisir pour chaque nouvelle ligne le type de produit et la ligne budgétaire concernée, renseignez les dans la première ligne de votre commande avant d'ajouter toute autre ligne. Au moment de l'ajout d'une seconde ligne, les données Type de produit et Budget seront reprises.

Remarque

Les prix saisis peuvent être TTC, HT ou sans gestion de la TVA.

Les remises sont prises en compte dans le calcul total de la commande.

La devise reprend celle indiquée dans les paramètres généraux, et peut être modifiée.

Pour plus d'informations, voir le Guide de l'administrateur PMB.

Activer et configurer les acquisitions

Attention

Si vous avez défini le paramètre budget à 1 dans Administration > Outils > Paramètres > Acquisitions, vous devez obligatoirement rattacher votre ligne de commande à un budget.

Pour plus d'informations, voir le Guide de l'administrateur PMB.

Activer et configurer les acquisitions

Pour enregistrer votre commande, cliquez sur le bouton Enregistrer .

Remarque

A ce stade la commande possède un statut à valider. Il est encore possible de la modifier ou d'y ajouter des lignes ; pour cela cliquez sur la ligne correspondant à votre commande.

La tableau récapitulatif des commandes présente le Numéro de la commande (ici généré automatiquement par PMB), le Fournisseur, la date de création de la commande, l’Échéance (la date de livraison si celle-ci a été renseignée) et l’État de la commande.

Vous pouvez également imprimer une commande en cliquant sur l'icône depuis la liste des commandes.

Valider, changer l'état une commande, ou la supprimer⚓

Pour rechercher une commande enregistrée, donc en préparation, cliquez sur Acquisitions Commandes puis sélectionnez l'état à valider.

  • Pour valider une commande, cochez la case correspondant à celle-ci et cliquez sur le bouton Valider ; son État est alors en cours. ATTENTION une fois validée, elle n'est plus modifiable.

  • Pour enregistrer la réception d'une commande et préparer un bon de livraison, cliquez sur le bouton Réception depuis une commande validée (en cours).

  • Pour enregistrer la facturation d'une commande, cliquez sur le bouton Facturation depuis une commande validée (en cours) ou soldée.

  • Pour enregistrer la fin du processus d'une commande, cliquez sur le bouton Archiver depuis une commande soldée.

  • Pour supprimer une commande, cliquez sur le bouton Supprimer. Ceci n'est possible qu'une fois la commande archivée et l'exercice clôturé.