Réceptions
Valider la commande⚓
Pour rechercher une commande enregistrée, donc en préparation, cliquez sur Acquisitions >
Commandes puis sélectionnez l'état à valider.
Pour valider une commande, cochez la case correspondant à celle-ci et cliquez sur le bouton
Valider; son État est alors en cours. ATTENTION une fois validée, elle n'est plus modifiable.
Vous pouvez également imprimer une commande en cliquant sur l'icône 
et la faire parvenir à votre fournisseur.
Truc & astuce
Il est possible d'envoyer les commandes par mail si vous activez le paramètre dans Administration >
Outils
> Paramètres >
Acquisitions
Pour plus d'informations, voir le Guide de l'administrateur PMB.
Attention
ATTENTION votre fournisseur doit avoir une adresse mail de renseignée dans son adresse principale et les champs email doivent être remplis au sein de l'adresse de facturation et de livraison de l'établissement dans Administration >
Acquisition
> Coordonnées.
L'écran de réception permet de récapituler tous les éléments en attente de réception de la base. Ces éléments en attente proviennent des commandes ayant été validées.
Différents champs permettent de faire des recherches dans ces éléments :
il est possible de filtrer par établissement et/ou par exercice (1)
en fonction de fournisseurs renseignés dans les commandes (2)
en fonction des demandeurs du document, i.e. les lecteurs ayant engendré la commande (3)
en fonction du budget impacté par la commande (4)
en fonction du niveau auquel la ligne est située ou du numéro de commande (5)
en fonction du statut de la ligne désiré (6)
en fonction de dates de la commande (7)
à partir d'une recherche dans l'ensemble des champs renseignés de la ligne d'une commande (8)
Une fois un ou plusieurs de ces critères utilisés, cliquer sur le bouton Actualiser pour que les restrictions s'appliquent (9).
Apparaîtra alors dans la seconde partie de la page la liste des lignes correspondant aux critères sélectionnés.
Ensuite, pour valider une réception, il est possible d'inscrire l'ISBN, par exemple, dans la zone Réception (10)
Remarque
Une fois l'établissement et l'exercice comptable sélectionnés vous disposez de nombreux outils pour filtrer les documents à réceptionner. Vous pouvez notamment afficher les produits commandés chez un fournisseur en particulier, liés à une rubrique budgétaire ou à un demandeur qui aurait fait une suggestion d'achat.
Voir "Traiter les suggestions"
La réception se fait document par document, soit en scannant le code barre du document si vous avez remplis le champ code de la commande, soit en cliquant sur Réception dans le tableau. Depuis cet écran, vous pouvez également Cataloguer les éléments non pré-catalogués
Enregistrer une réception⚓
Sur le sur-écran apparaissant après le clic, un encart permet d'enregistrer la réception du document.
Sur une réception vierge, la quantité commandée sera indiquée, et la quantité reçue restera à 0 (1).
La quantité à recevoir se mettra par défaut sur la quantité à recevoir (2), vous permettant de l’enregistrer (3). S'il n'y a pas de notice liée au document à recevoir, il est alors possible de passer au document Suivant (4).
Attention
Lorsque vous enregistrez la réception, un message en rouge s'affiche durant quelques secondes et vous informe que le document est bien reçu. Toutefois, la fenêtre ne disparaît pas car d'autres actions sont possibles en son sein.
A ce stade vous pouvez encore annuler la réception en cliquant sur Annuler cette réception.
Dans une seconde partie vous pouvez visualiser la notice si vous avez pré-catalogué le document commandé.
Enfin, si vous avez déjà catalogué le document, il est possible d'ajouter un document numérique à la notice et de créer un exemplaire correspondant au document nouvellement présent dans votre fonds.
Attention
Lorsque vous ajoutez un exemplaire un message en rouge s'affiche durant quelques secondes et vous informe que l'exemplaire est enregistré. Toutefois, tout comme pour la réception du document, la fenêtre ne disparaît pas. Une fois que vous avez terminé vous devez fermer la fenêtre à l'aide du bouton Fermer en haut à droite.
Si vous réceptionnez l'ensemble des documents prévus dans la commande, cette dernière passera automatiquement en "soldée". En cas d'une réception partielle, le fait de solder la commande devra se faire manuellement.
n.b : vous n'êtes pas obligé de solder la commande pour la facturation.
Relancer un fournisseur⚓
Si vous ne recevez pas certains documents attendus, vous pouvez relancer le fournisseur via PMB. Depuis le module Réception, le statut des éléments est par défaut est "Traitement normal", ce statut ne peut être relancé. Pour relancer un document, il vous faut le passer dans un statut pouvant être relancé, par exemple, "Manquant". Pour paramétrer les statuts des lignes d'actes, consultez la rubrique d'administration des acquisitions. Changer le statut des documents à relancer puis cochez ceux pour lesquels vous souhaitez éditer une relance puis cliquez sur le bouton Relances.
Une fenêtre pop up avec la relance au format PDF à imprimer s'ouvre.
