Retour de documents

Le menu Circulation > Retour de documents permet d'enregistrer le retour des exemplaires empruntés. Vous pouvez passer les exemplaires en retour sans rechercher au préalable l'emprunteur.

Truc & astuceRaccourci clavier⚓

Depuis n'importe quelle page, il est possible d'accéder directement à l'interface de retour à l'aide d'un raccourci clavier : appuyez sur la touche Echap de votre clavier, puis sur la touche R.

Procédure de retour⚓

ProcédureEnregistrer le retour d'un exemplaire⚓

  1. Effectuer le retour

    Dans Retour de documents, le curseur est automatiquement placé dans le formulaire de retour.

    Saisissez le code-barres de l'exemplaire pour enregistrer le retour.

  2. Visualiser le résultat

    Une fois le retour effectué, un message de confirmation est affiché pour vérifier que le code-barres correspond bien au document rendu :

    Le message indique des informations sur :

    • le document retourné : titre, localisation, section, cote,... (avec éventuellement le nombre de jours de retard).

    • le lecteur : le bouton Voir permet d'accéder directement à la fiche du lecteur et de voir les prêts toujours en cours.

    Truc & astuce

    Sur cette page, PMB indique le nom de l'avant-dernier emprunteur de l'exemplaire.

    Cette information est utile si un problème est constaté lors du retour (document abîmé, manquant, ...).

    Accéder à l'exemplaire⚓

    Pour accéder aux informations de l'exemplaire retourné, il suffit de cliquer sur le code-barres de l'exemplaire.

    RemarqueEffectuer un autre retour de document⚓

    Lors de l'enregistrement du retour d'un document, le curseur se positionne de nouveau automatiquement dans le formulaire de retour : il est donc possible de retourner des exemplaires les uns à la suite des autres.

    AttentionMessages d'alerte⚓

    Différents messages d'alerte peuvent s'afficher lors de l'enregistrement d'un retour.

    Il est donc important de regarder l'écran à chaque opération de retour.

Cas particuliers⚓

Document réservé⚓

Dans ce cas, vous devez choisir une des deux actions proposées :

  • Valider la réservation : confirme la réservation pour ce lecteur.

    Il convient alors de mettre l'exemplaire de côté, en attendant que le lecteur vienne le demander.

  • A traiter plus tard : ne confirme pas la réservation. L'exemplaire se place alors dans les Documents à traiter pour être traité ultérieurement.

    Une alerte Documents à traiter s'affiche alors dans l'onglet Circulation.

Après avoir sélectionné votre action, validez-la en cliquant sur Effectuer l'action.

L'action cochée par défaut peut être définie dans les paramètres généraux (resa_retour_action_defaut).

Remarque

Dès lors que vous validez la réservation d'un lecteur, celui-ci reçoit une alerte le prévenant de la disponibilité du document.

Cette alerte s'effectue de deux façons différentes, selon le paramétrage de PMB :

  • si la fiche du lecteur contient une adresse mail et que le paramétrage favorise l'envoi des confirmations de réservation par mail, PMB envoie automatiquement un courrier électronique au lecteur,

  • si la fiche lecteur ne comporte pas d'adresse mail, une lettre au format .pdf apparaît lors de la confirmation. Vous pouvez l'imprimer pour l'envoyer par voie postale.

Prêt introuvable⚓

Dans ce cas, deux raisons sont ici possibles :

  • le retour de cet exemplaire a déjà été enregistré,

  • le prêt de cet exemplaire n'a pas été effectué.

Exemplaire inconnu⚓

Le numéro d'exemplaire a peut-être été mal saisi. Vérifiez alors le code-barres.

Prévision⚓

Transfert⚓

Lorsque le paramètre des transferts est activé l'utilisateur qui a effectué le retour peut se retrouver face à trois solutions possibles pour gérer un document qui a été retourné sur un autre site que celui d'origine.

Accepter le retour : confirme le retour du document et relocalise ce dernier dans la localisation qui a enregistré le retour (attention, si les sections sont différentes entre les localisations, vous n'aurez pas la possibilité de modifier celles-ci en utilisant cette option de retour).

Changer la localisation et modifier la section en ... : confirme le retour du document et relocalise ce dernier dans la localisation qui a enregistré le retour avec la possibilité de changer la section du document grâce au menu déroulant.

A traiter plus tard : confirme le retour mais ne change pas les informations d'exemplaires du document (à part le statut qui passe de "En rayon" à "A traiter". Celui-ci peut alors être retrouvé dans le menu "Document à traiter"

Ce type de message peut également apparaître lorsqu'une réservation du document passé en retour a été faite par une personne d'une autre localisation. Il suffira alors de générer le transfert du document.

En fonction du type de paramétrage réalisé dans Administration > Transferts > Circulation, vous pourriez également retrouver ce type de message qui indique qu'un transfert a été généré automatiquement.