Prêt de documents

Sommaire
  1. Le prêt
  2. Cas particuliers
  3. Prêt express
  4. Prêt court
  5. Monopole de prêt
  6. Prolongation
  7. Recherche avancée de lecteur

Dans PMB, le prêt s'effectue en deux temps :

  • accès à la fiche du lecteur (par recherche sur le nom ou scan de sa carte lecteur),

  • enregistrement du prêt des documents par saisie du code-barres d'exemplaire.

Truc & astuceRaccourci clavier⚓

Depuis n'importe quelle page, il est possible d'accéder directement à l'interface de prêt à l'aide d'un raccourci clavier en appuyant sur la touche Echap de votre clavier, puis sur la touche C.

Le prêt⚓

ProcédureEnregistrer un prêt⚓

  1. Identifier le lecteur

    Le menu Prêt de documents affiche automatiquement un formulaire de recherche lecteur.

    Accédez à la fiche du lecteur, soit :

    • en saisissant le code-barres du lecteur.

    • en saisissant le début ou la totalité du nom de famille du lecteur.

    Dans ce cas, une liste s'affiche avec la liste des lecteurs correspondants :

    Cliquez sur le nom du lecteur pour accéder à sa fiche :

    Remarque

    Dans le cas ou le lecteur est retrouvé via son numéro de carte ou qu'il est le seul lecteur avec ce nom de famille, PMB vous redirige directement sur la fiche du lecteur sans passer par le tableau de sélection.

    RemarqueInformations du lecteur⚓

    Au début de la fiche lecteur, vous retrouvez ses informations personnelles. Cette zone est dépliée par défaut. Il est possible de la replier en cliquant sur l'icône.

    Il est possible de connaître rapidement le nombre de prêt en cours et de réservations du lecteur .

  2. Enregistrer le prêt

    Dans la fiche lecteur, le curseur est automatiquement placé dans le champ Ajouter un prêt :

    Saisissez le code-barres du document pour effectuer le prêt.

    Remarque

    L'opération de prêt peut être intégralement réalisée à l'aide d'une douchette.

    Celle-ci remplace ainsi la saisie manuelle du code-barres et la frappe sur la touche Entrée du clavier.

  3. Visualiser le prêt

    Un message confirme l'enregistrement du prêt avec :

    • les informations du document emprunté : titre, auteur, numéro d'exemplaire, type de document, localisation, section et cote.

    • une mention Prêt ajouté.

    RemarqueAnnuler un prêt⚓

    Il est possible d'annuler le dernier prêt enregistré (dans ce cas, le prêt n'est pas comptabilisé dans les statistiques, contrairement à un prêt suivi d'un retour immédiat).

    Pour cela, cliquez sur le bouton Annuler :

    Le document prêté s'affiche automatiquement dans la liste des prêts en cours.

    RemarqueImprimer le ticket du prêt⚓

    Vous pouvez également imprimer un ticket du prêt. Une fenêtre pop-up s'ouvre dans laquelle vous retrouvez le prêt effectué sous forme de courrier.

    Imprimer et envoyer par mail la liste des prêts du lecteur⚓

    Deux boutons, situés en haut du tableau des prêts, vous permettent d'éditer la liste des prêts en cours du lecteur :

    • Imprimer ouvre une pop-up dans laquelle vous retrouvez les prêts et les réservations en cours sous forme de courrier au format .pdf.

    • Liste des prêts affiche quant à lui les prêts sous forme d'une simple liste.

    • E-mail permet l'envoi de la liste des prêts et des réservations en cours lorsqu'une adresse mail est renseignée dans la fiche du lecteur. Un message de conformation s'affiche, cliquez sur OK pour confirmer l'envoi.

Cas particuliers⚓

AttentionMessages d'alerte⚓

Différents messages d'alerte peuvent s'afficher lors de l'enregistrement d'un prêt.

Il est donc indispensable de regarder l'écran à chaque opération de prêt.

"Document exclu du prêt"⚓

Si votre le document possède un statut interdisant le prêt, le message suivant apparaît alors :

Trois choix sont alors possibles :

  • Annuler le prêt (en cliquant sur Annuler),

  • Forcer le prêt (en cliquant sur Prêter),

  • Consulter et/ou modifier l'exemplaire en cliquant sur Voir l'exemplaire

"Document déjà en prêt"⚓

Si votre exemplaire est déjà emprunté par un lecteur, le message suivant apparaît lors de l'enregistrement :

Pour enregistrer le prêt du document pour un autre lecteur, il est nécessaire de retourner l'exemplaire au préalable ou d'activer le paramètre pret_already_borrowed.

"Exemplaire inconnu"⚓

Lors du prêt le message Exemplaire inconnu peut également apparaître :

Ce problème peut être lié à une erreur de saisie du code-barres : erreur de frappe ou de lecture de la douchette. Dans ce cas, il est toujours préférable de ressaisir à nouveau le code-barres.

S'il ne s'agit pas d'une erreur de saisie, cela peut signifier que l'exemplaire n'a pas été enregistré dans PMB, que le code-barres n'est pas celui indiqué sur l'exemplaire ou qu'il appartient à une autre structure.

Prêt express⚓

ConceptPrêt express⚓

Le prêt express permet de prêter des documents qui ne sont pas encore catalogués.

La saisie de la notice et l'exemplarisation s'effectuent succinctement au moment du prêt.

ProcédureEnregistrer un prêt express⚓

  1. Effectuer le prêt

    Cliquez sur le bouton Prêt express :

    Dans le formulaire, renseignez les informations nécessaires au prêt d'un ouvrage non catalogué :

    Saisissez :

    • le titre (obligatoire),

    • l'ISBN : facilite le catalogage après le retour du document et évite les doublons de notice,

    • le support : définit la durée du prêt du document et les éventuels quotas,

    • un code-barres : PMB attribuera automatiquement un numéro à l'exemplaire si vous laissez le champ vide.

    ConseilAttribution du code-barres exemplaire⚓

    Il est conseillé de mettre un numéro à l'exemplaire pour effectuer le retour plus facilement : il suffira de scanner le code-barres pour enregistrer le retour.

    Si vous n'attribuez pas de code-barres, il sera nécessaire de noter le numéro donné automatiquement par le logiciel. L'exemplaire sera ainsi plus facile à retrouver, pour effectuer le retour et pour compléter le catalogage.

    Cliquez ensuite sur le bouton Créer notice/exemplaire et prêter.

  2. Valider le prêt express

    De retour sur la fiche du lecteur, un message apparaît et demande la confirmation du prêt express :

    Confirmez l'opération en cliquant sur le bouton Prêter.

    Le document apparaît ensuite dans la liste des prêts du lecteur.

Prêt court⚓

La gestion des prêts courts permet de définir un prêt dont la durée est réduite par rapport au prêt classique.

L'intérêt en est par exemple de prêter un ouvrage à la journée.

Il est nécessaire d'activer le prêt court dans les paramètres généraux (short_loan_managment) et de le paramétrer en  Administration > Modules : Quotas.

Principe⚓

Le prêt court est géré comme un prêt normal.

Dans l'interface de prêt, un bouton est ajouté pour passer en mode prêt court.

Les prêts courts sont regroupés et distingués des prêts classiques dans un tableau à part.

Dans l'onglet Éditions, il est possible de consulter la liste des exemplaires en prêt court, des prêts courts non rendus dans la journée ou en retard.

L'information de prêt court est conservée dans les archives, afin de les distinguer dans les statistiques.

Une fois le prêt court paramétré :

  • le bouton Activer le prêt court est ajouté dans la zone de prêt,

  • un tableau des prêts courts est présent sous la zone de prêts en cours.

Un clic sur ce bouton active le prêt court, et la zone de saisie est mise en évidence par un fond de couleur rouge. Vous pouvez saisir le code-barre de l'exemplaire afin d'en effectuer le prêt.

A la saisie d'un prêt court, celui-ci est affiché dans une liste séparée de celle des prêts classiques.

Pour revenir au mode classique, il suffit de cliquer sur le bouton Désactiver le prêt court.

Truc & astuce

Vous pouvez activer par défaut le prêt court sur votre compte utilisateur. Pour cela accéder à vos préférences lecteurs en cliquant sur la roue crantée située en haut à droite de votre écran.

Cocher la case En prêt, activer le prêt court par défaut ?

Monopole de prêt⚓

Cette fonctionnalité consiste à vérifier qu'un emprunteur ne monopolise pas un ouvrage.

Si cette gestion est activée, le logiciel vérifie au moment du prêt :

  • que l'emprunteur n'emprunte pas plusieurs exemplaires du même ouvrage (notice).

  • que l'emprunteur ne ré-emprunte pas le même ouvrage pendant un certain temps après l'avoir rendu.

Il est nécessaire d'activer ce paramètre dans les paramètres généraux (loan_trust_management) afin de déterminer le nombre de jours entre entre deux prêts autorisés par un même lecteur sur un même document.

Lorsque lecteur emprunte un même document dans un intervalle de jours inférieur à la valeur renseignée dans le paramétrage, PMB bloque le prêt de ce document.

  • si un exemplaire de l'ouvrage (notice) est déjà en possession du lecteur,

  • ou si le lecteur a emprunté l'ouvrage dans les X derniers jours. (X étant la valeur paramétrée comme durée entre 2 emprunts).

Un message : "Un exemplaire de ce document est en cours de prêt ou a déjà été emprunté par ce lecteur dans les 15 dernier(s) jour(s). " est affiché à l'écran.

Vous pouvez :

  • annuler le prêt en cliquant sur Annuler

  • forcer le prêt en cliquant sur Prêter

  • consulter et/ou modifier l'exemplaire en cliquant sur Voir l'exemplaire

Prolongation⚓

ProcédureProlonger le prêt d'un seul exemplaire⚓

  1. Repérer la date de retour du document

    Dans la liste des prêts en cours, la date de retour de chaque document est affichée sur la droite :

    RemarqueOrdre des dates de retour⚓

    La liste des documents en cours de prêt est classée par ordre chronologique inverse des dates de retour.

    Les documents censés être retournés au plus vite sont ainsi affichés en haut de la liste.

  2. Déterminer une nouvelle date de retour

    Cliquez sur la date pour faire apparaître le calendrier :

    Deux solutions sont ici possibles :

    • Choisir la nouvelle date de retour en cliquant sur un jour du calendrier.

    • Renseigner directement la date souhaitée dans la cellule du bas au format JJ/MM/AAAA, puis cliquer sur le bouton Sélectionner.

    Après sélection, la date choisie s'inscrit dans la fiche lecteur.

    La date de retour initial, quant à elle, reste inchangée.

    AttentionNombre de prolongations⚓

    Pour chaque document emprunté, PMB indique le nombre de prolongations enregistrées.

    PMB comptabilise une seule prolongation par jour et ne comptabilise pas les prolongations enregistrées le jour même du prêt.

    Remarque

    Par défaut, PMB détermine un maximum de 3 prolongations. Cette limite est paramétrable dans les paramètres généraux ou dans Administration > Modules : Quotas.

ProcédureProlonger le prêt de plusieurs exemplaires⚓

  1. Sélectionner les documents à prolonger

    A droite de chaque ligne, cochez les cases correspondantes aux documents à prolonger :

    Remarque

    Il est possible de sélectionner la totalité des exemplaires en cliquant sur le bouton +, au dessus de la liste.

  2. Déterminer une nouvelle date de retour

    Cliquez sur le bouton date qui se trouve au dessus de la liste :

    Le calendrier s'affiche.

    Choisissez la date de retour qui s'applique aux exemplaires sélectionnés.

    Remarque

    Un point d'exclamation rouge indique, dans le tableau des prêts, que le document en cours de prêt est réservé par un autre lecteur. Il faut donc en tenir compte avant de valider une nouvelle prolongation.

    Remarque

    Si vous souhaitez vraiment valider la prolongation alors que le document est réservé, il vous faudra valider le message suivant :

Recherche avancée de lecteur⚓

PMB propose une recherche avancée de lecteur. Cette recherche est accessible via le menu Prêt de documents.

La recherche avancée de lecteur permet de combiner différents critères portant sur différents champs. Le nombre de critères n'est pas limité. Elle retourne des résultats sous la forme d'une liste de lecteur.

Vous pourrez ainsi :

  • interroger vos informations lecteurs pour des besoins statistiques,

  • effectuer des sélections de lecteurs pour les ajouter dans un panier de lecteurs.

Cliquer sur le bouton Faire une recherche avancée.

ProcédureEffectuer une recherche avancée⚓

  1. Sélectionner un premier critère

    1. Sélectionner un champ dans la liste à gauche, puis placez-le dans le champ de recherche en double-cliquant dessus.

    2. Sélectionner ensuite un opérateur de recherche (expression booléenne, commence par, =, etc.).

      Les opérateurs disponibles dépendent du champ choisi.

      Pour un champ a priori numérique comme l'année, les opérateurs >, <, =... sont également disponibles.

    3. Saisir ou sélectionner une valeur.

  2. Valider en cliquant sur Rechercher.

ProcédureAjouter un autre critère (facultatif)⚓

  1. Sélectionner un champ dans la liste déroulante.

  2. Sélectionner un opérateur booléen entre ce critère et le précédent Les opérateurs disponibles sont à choisir en début de ligne : et, ou, sauf.

  3. Sélectionner un opérateur de recherche.

  4. Saisir ou sélectionner une valeur.

  5. Cliquer sur Rechercher.

ExempleChercher les lecteurs appartenant à la catégorie de lecteur Adultes et ne disposant pas d'adresse mail⚓

Premier critère :

  • sélectionner Champs principaux > Catégorie,

  • l'opérateur : est le seul disponible, pas de choix à faire,

  • sélectionner dans la liste, la catégorie "Adultes".

Deuxième critère :

  • sélectionner Champs principaux > E-mail,

  • choisir l'opérateur Est vide,

  • ne pas remplir le champ de valeur

Valider en cliquant sur Rechercher.

Ajouter les lecteurs dans un panier à partir des résultats d'une recherche avancée⚓

Vous pouvez ajouter à un panier de lecteurs :

  • l'ensemble des lecteurs issus de votre résultat de recherche,

  • une partie des lecteurs de votre résultat de recherche,

  • individuellement des lecteurs issus de votre résultat de recherche.

ExempleAjouter l'ensemble des lecteurs issus de votre résultat de recherche à un panier de lecteurs⚓

  • Une fois vos résultats de recherche affichés, vous pouvez les intégrer dans un panier en cliquant sur le bouton Ajouter dans un panier.

  • Une fenêtre pop-up s'ouvre. La liste de vos paniers de lecteurs s'affiche. Vous pouvez alors :

    • cliquer sur le libellé du panier auquel vous souhaitez ajouter les lecteurs,

    • cocher la case située devant le ou les paniers au(x)quel(s) vous souhaitez ajouter des lecteurs, puis cliquer sur le bouton Ajouter.

Remarque

Si vous n'avez pas encore créé votre panier, vous pouvez le créer directement en cliquant sur le bouton Créer un panier.

Pour en savoir plus : paniers de lecteurs.

ExempleAjouter une partie des lecteurs de votre résultat de recherche à un panier de lecteurs⚓

  • Une fois vos résultats de recherche affichés, vous pouvez cocher la case située devant le ou les lecteurs à intégrer au(x) panier(s),

  • Cliquer sur le libellé Ajouter dans un panier sous la liste des lecteurs

  • Une fenêtre pop-up s'ouvre. La liste de vos paniers de lecteurs s'affiche. Vous pouvez alors :

    • cliquer sur le libellé du panier auquel vous souhaitez ajouter des lecteurs,

    • cocher la case situé devant le ou les paniers au(x)quel(s) vous souhaitez ajouter des lecteurs, puis cliquer sur le bouton Ajouter.

ExempleAjouter individuellement des lecteurs issus de votre résultat de recherche à un panier de lecteurs⚓

  • Cliquer sur le symbole panier situé à droite de chaque lecteur. Répéter l'action autant que nécessaire.

  • Une fenêtre pop-up s'ouvre. La liste de vos paniers de lecteurs s'affiche, vous pouvez alors :

    • cliquer sur le libellé du panier auquel vous souhaitez ajouter les lecteurs,

    • cocher la case située devant le ou les paniers au(x)quel(s) vous souhaitez ajouter des lecteurs, puis cliquer sur le bouton Ajouter.