Valider puis traiter une demande de recherche

Lorsqu'une demande de recherche est enregistrée, un utilisateur en confirme la prise en compte en modifiant deux informations :

  • le statut de la demande : Validé,
  • l'attribution de la demande : un utilisateur est indiqué, il sera en charge du traitement.

ProcédureValider et assigner une demande de recherche⚓

  1. Aller dans Demandes > Listes : Demandes à valider

  2. Valider la demande

    • Dans le tableau des demandes, cocher la case à droite de la ligne

    • Cliquer sur Passer les demandes sélectionnées dans l'état : Validé

    Remarque

    Une fois la demande validée, la liste affichée correspond à Demandes > Listes : Demandes validées.

    Pour valider plusieurs demandes, il est possible de cocher plusieurs demandes avant de les valider ou revenir dans Demandes > Listes : Demandes à valider pour afficher la liste des demandes à valider et recommencer.

  3. Cliquer sur la demande

    Un clic sur la demande affiche l'ensemble des informations correspondant à celle-ci.

  4. Cliquer sur Modifier

  5. Compléter le formulaire de modification de la demande

    Sélectionner un utilisateur auquel est attribué la demande.

  6. Enregistrer pour valider les modifications

Une fois la demande validée, des actions sont créées par l'utilisateur. Elles permettent de décrire les étapes de traitement de la demande ou d'initier une interaction entre le lecteur et l'utilisateur.

ProcédureAjouter une action à une demande de recherche⚓

  1. Aller dans Demandes > Listes : Demandes validées

  2. Cliquer sur la demande concernée

  3. Cliquer sur Ajouter une action

  4. Compléter le formulaire de création d'une action

    • Choisir un type d'action

    Complément⚓

    Quatre actions sont disponibles, elles traduisent des intentions différentes.

    • Question/réponse : elle permet de poser une question au lecteur par exemple pour préciser sa demande,
    • Recherche : elle permet de noter les recherches effectuées par l'utilisateur et les résultats obtenus,
    • Information complémentaire : elle permet de préciser la demande,
    • Rendez-vous : elle permet de demander un rendez-vous auprès de la bibliothèque ou centre de documentation si l'action provient du lecteur, si l'action est émise par l'utilisateur c'est une demande de rendez-vous auprès du lecteur.

    Même si toutes ces actions n'ont pas vocation à susciter une réponse de la part du lecteur, elles sont toutes visibles par le lecteur qui a la possibilité d'intervenir et de répondre aux actions.

    • Choisir un statut de l'action

    Complément⚓

    En attente : correspond à une action planifiée mais pas encore démarrée, par exemple un rendez-vous à confirmer, une recherche prévue...

    Ouvert : l'action a démarré et est toujours en cours.

    Fermé : l'action est terminée.

    • Saisir un sujet et compléter éventuellement dans détail les actions entreprises

    • Cocher Privé si l'action ne doit pas être visible par le lecteur

    • Laisser la date de début à la date du jour

    Conseil

    Si l'action est créée En attente, lors du passage de l'action en Ouvert la date de début peut être modifiée pour la faire correspondre à la date du changement de statut.

    • Définir éventuellement une échéance demandée

    • Laisser à 0 le Temps passé, le Coût et la Progression

  5. Enregistrer

Une fois l'action créée, il est possible de renseigner sa progression, les coûts liés et le temps passé.

ProcédureModifier une action et renseigner sa progression⚓

  1. Aller dans Demandes > Listes : Demandes validées

  2. Cliquer sur la demande concernée

  3. Dans le tableau des actions, cliquer sur l'action à renseigner

  4. Cliquer ensuite sur Modifier pour accéder à l'action

    Modifier une action

  5. Modifier le Temps passé (H)

    Le temps passé permet d'évaluer le temps qui a été nécessaire pour effectuer une action.

    • Saisir une valeur dans Temps passé (H)

    • Cliquer sur Enregistrer

    Truc & astuce

    Une valeur décimale peut être utilisée grâce au point, par exemple 1.5.

  6. Modifier le coût

    Le coût d'une action peut être utilisé pour, par exemple, noter l'achat d'un article chez un éditeur scientifique.

    • Saisir une valeur dans Coût

    • Cliquer sur Enregistrer

    Truc & astuce

    Une valeur décimale peut être utilisée grâce au point, par exemple 1.5.

  7. Modifier la progression

    La progression a une valeur indicative pour le lecteur qui peut consulter sur son compte l'évolution de sa demande.

    • Saisir une valeur entre 0 et 100 (%) dans Progression

    • Cliquer sur Enregistrer

    La progression est représentée par une barre dont la largeur correspond au pourcentage renseigné.

  8. Modifier la progression globale du traitement de la demande

    En plus de renseigner la progression pour chaque action menée, il peut également être intéressant de faire évoluer la progression globale au niveau de la demande.

    • Cliquer sur Retour dans l'action pour quitter l'action et revenir sur la demande
    • Cliquer sur Modifier dans la demande
    Modifier une demande

    • Saisir une valeur entre 0 et 100 (%) dans Progression

    • Cliquer sur Enregistrer

Pour pouvoir réaliser un rapport documentaire lié à une demande de recherche, il faut attacher des notes aux actions. En effet, ce sont elles qui seront exportées dans le rapport.

ProcédureAttacher une note à une action⚓

  1. Aller dans Demandes > Listes : Demandes validées

  2. Cliquer sur la demande concernée

  3. Cliquer sur l'action concernée dans le tableau

  4. Remplir le formulaire de création d'une note

    Pour valider la visibilité de cette note auprès du lecteur ainsi que son inclusion ou non dans le rapport documentaire, la note peut être marquée comme :

    • Privé : si la note ne doit pas être affichée dans l'OPAC auprès du lecteur (icône visible sur la note : ),

    • Inclure dans le rapport documentaire : si la note doit être utilisée par la suite dans un rapport documentaire (icône visible sur la note : ),

    • Marquer comme lue : afin que l'icône de notification présente sur la note soit marquée comme lue (icônes : pour lue et pour non lue).

    Exemple

    Pour une demande de bibliographie, il est intéressant d'indiquer les références trouvées, elles seront ensuite mises dans le rapport documentaire.

    Pour une question/réponse, la note peut permettre d'afficher la réponse à la question du lecteur. Le lecteur peut répondre à la note de l'utilisateur, sa réponse est également une note.

  5. Cliquer sur Ajouter une note pour valider la note

En plus des notes, il peut être intéressant d'attacher un document numérique à une action : par exemple des liens vers des sites internet ou un article scanné.

ProcédureAttacher un document numérique à une action⚓

  1. Aller dans Demandes > Listes : Demandes validées

  2. Cliquer sur la demande concernée

  3. Cliquer sur l'action concernée dans le tableau

  4. Cliquer sur Ajouter un document numérique

    Ajouter un document numérique à une action

  5. Remplir le formulaire pour ajouter un document numérique

    • Saisir un nom du document

    Si le nom n'est pas renseigné, il reprend le nom du fichier du document ou l'URL indiquée.

    • Sélectionner un Fichier du document à l'aide du bouton Parcourir OU remplir une URL

    • Cocher Privé afin de ne pas rendre visible le document

    • Cocher Autoriser le rattachement à la notice afin de rattacher ultérieurement le document à la notice de la demande.

    Rattachement d'un document numérique à une demande

  6. Enregistrer pour valider