Générer un rapport, créer une notice et gérer les documents numériques

A tout moment il est possible de générer un rapport documentaire au format RTF. Ce rapport est constitué de deux types d'éléments :

  • des éléments d'informations (les notes ajoutées aux actions),
  • des éléments de présentation (des titres et/ou des commentaires).

ProcédureGénérer un rapport documentaire⚓

  1. Aller dans Demandes > Listes : Demandes validées

    Remarque

    A noter : le rapport peut être généré même si la demande est marquée comme finie (via Demandes > Listes : Demandes finies) ou si elle a été archivée (via Demandes > Listes : Demandes archivées.

  2. Cliquer sur la demande concernée

  3. Cliquer sur le bouton Générer un rapport

  4. Ajouter des notes au rapport

    La colonne de gauche Liste des notes exportables affiche les notes qui sont disponibles pour la construction du rapport.

    • Glisser/déposer la note à ajouter dans la colonne de droite en cliquant sur la flèche située au bout de la ligne tout en maintenant le clic gauche appuyé

    • Recommencer pour chaque note à ajouter

    Truc & astuce

    Lorsque une note est glissée dans la colonne de droite Rapport, son emplacement est affiché en gris foncé pour repérer plus facilement l'endroit où elle sera insérée.

  5. Ajouter des titres et/ou des commentaires au rapport

    L'ajout de titres ou de commentaires permet de modifier la présentation du rapport.

    • CTRL-clic sur la colonne de droite

    • Cliquer sur Ajouter un commentaire ou Ajouter un titre

    • Saisir le texte correspondant

    • Enregistrer

    • Recommencer pour chaque élément de présentation à ajouter

    Truc & astuce

    Il est possible de modifier les notes avant de les publier dans le rapport en cliquant sur l'icône crayon .

  6. Réordonner les éléments du rapport

    Lorsqu'un commentaire ou un titre est ajouté, il est affiché en bas de la colonne Rapport. Pour modifier sa place dans le rapport, il est possible de réordonner les éléments.

    Il également possible de déplacer les notes déjà ajoutées.

    • Glisser l'élément à déplacer en cliquant sur la flèche située à droite de la note tout en maintenant le clic gauche appuyé

    • Lâcher la souris lorsque la note est à la bonne place dans le rapport

    • Recommencer pour chaque élément à déplacer

  7. Cliquer Générer le rapport au format : RTF pour obtenir le rapport dans un format modifiable à l'aide d'un traitement de texte

    Attention

    Le format RTF actuel fait disparaître les accents du rapport.

Si la demande est jugée intéressante pour l'ensemble des lecteurs de la structure, il peut être intéressant de créer une notice dans le catalogue qui reprendra les informations de la demande.

Comme les autres notices, elle pourra être recherchée, consultée et ses documents numériques téléchargés.

ProcédureCréer une notice à partir de la demande⚓

  1. Aller dans Demandes > Listes : Demandes validées

  2. Cliquer sur la demande concernée

  3. Cliquer sur le bouton Créer la notice

    Remarque

    La notice se crée automatiquement dans le catalogue avec, comme Titre, le titre de la demande et le sujet de la demande en Note de contenu.

    Pour modifier la notice créée, le bouton Modifier la notice permet d'ouvrir une grille de catalogage.

    Il est toujours possible de modifier la notice en allant directement dans l'onglet Catalogue.

Les documents numériques collectés lors de la réalisation des actions peuvent être rattachés à la notice, ils seront donc accessibles à tous les lecteurs de la structure.

ProcédureRattacher les documents numériques à la notice de la demande⚓

  1. Aller dans Demandes > Listes : Demandes validées

  2. Cliquer sur la demande concernée dans le tableau

  3. Cliquer sur Attacher les documents numériques à la notice

  4. Cocher les documents numériques à attacher

    Les boutons Tout cocher, Tout décocher et Inverser la sélection permettent une sélection simplifiée des documents numériques

  5. Cocher Indexer le document numérique si le contenu des documents numériques doit être recherchable dans PMB

    Attacher des documents numériques à une notice

  6. Cliquer sur Attacher les documents numériques cochés pour finaliser le rattachement